1. Quién trata tus datos
OPERADORES DE TURISMO LOS BULLICIOSOS S.A.S., sigla OTB S.A.S., NIT 900370039-8, es el responsable del tratamiento de los datos utilizados en su atención comercial. Su domicilio principal registrado es Calle 13 Norte # 6 - 43, local 08, Cali, Valle del Cauca, Colombia. Correo registrado: gerencia@otbcali.com. Teléfono de contacto de OTB para esta política y el CRM: +57 310 592 4823.
Las solicitudes de privacidad se dirigirán al correo confirmado gerencia@otbcali.com o a la dirección indicada. La Gerencia coordinará su atención.
2. Alcance y datos que utilizamos
Esta política cubre la atención comercial de OTB, su sitio web, los registros de clientes y prospectos, el CRM y la integración prevista con WhatsApp Business Platform. No sustituye las condiciones de compra de viajes ni las políticas propias de los proveedores tecnológicos.
Los registros pueden incluir nombre, teléfono, correo, preferencias de viaje, consultas, cotizaciones, seguimiento, asesor asignado y contenido de conversaciones o archivos compartidos. Para una reserva pueden requerirse datos adicionales de viajeros y documentos estrictamente necesarios, que deben solicitarse por un canal apropiado. Evita enviar claves, datos completos de tarjetas, información médica o documentos innecesarios al chat.
Los datos pueden proceder de información que entregas, de relaciones comerciales anteriores y de agendas conservadas por OTB. Los referidos y contactos históricos deben revisarse según su origen y autorización; aparecer en una agenda no acredita permiso para recibir promociones.
3. Para qué usamos la información
Para atender solicitudes de información, preparar y revisar cotizaciones, gestionar reservas solicitadas, coordinar servicios con proveedores turísticos cuando corresponda, dar seguimiento al servicio, resolver incidencias y mantener trazabilidad de la atención.
El CRM permite organizar solicitudes y reconocer al asesor asociado a una relación anterior. Los asesores acceden a las conversaciones asignadas y las personas administradoras pueden gestionar el conjunto de la atención.
Las campañas y promociones tienen una finalidad distinta de la atención de una solicitud. OTB deberá obtener y conservar la autorización aplicable antes de enviarlas, respetando las bajas y preferencias de contacto. El envío de una consulta, una reserva o la presencia en la agenda no se utilizará como autorización general de marketing.
4. Autorización y preferencias
OTB deberá informar las finalidades y solicitar la autorización correspondiente antes del tratamiento, salvo las excepciones previstas por la normativa aplicable. La publicación de esta política no convierte el uso del sitio en consentimiento general ni regulariza por sí sola los contactos históricos.
Puedes comunicar a Gerencia que no deseas promociones. También puedes escribir “NO DESEO PUBLICIDAD” en el canal comercial para que el equipo gestione esa preferencia. El equipo tramitará la solicitud. La atención necesaria de una solicitud o reserva se evaluará por separado.
5. WhatsApp, CRM y asistencia de inteligencia artificial
OTB está preparando una conexión oficial de WhatsApp con su CRM. Cuando se habilite, los mensajes y archivos necesarios para la atención podrán registrarse en el CRM y consultarse por el equipo autorizado.
La asistencia de IA utiliza Google Gemini. Según la función habilitada, puede recibir el texto y contexto de una conversación y, para transcribir notas de voz, el audio correspondiente. Sus respuestas pueden contener errores; las tarifas, disponibilidad y condiciones de compra deben ser confirmadas por el equipo. Puedes solicitar que una persona revise tu consulta.
Evita compartir datos sensibles o documentos innecesarios con el asistente. El tratamiento por los proveedores tecnológicos depende de las condiciones y configuraciones aplicables a sus servicios.
6. Proveedores y tratamiento fuera de Colombia
Meta interviene en el servicio de WhatsApp y Google en la infraestructura de alojamiento y en Gemini. Otros proveedores turísticos pueden recibir la información necesaria para los servicios que solicites. Las funciones concretas de cada proveedor y las condiciones de acceso deben evaluarse para cada servicio.
La infraestructura o el procesamiento de estos proveedores pueden estar fuera de Colombia. Antes de habilitar o ampliar esos flujos, OTB deberá revisar las autorizaciones, los contratos y los requisitos aplicables a las transmisiones o transferencias internacionales.
OTB no comercializará bases de datos de clientes. Las comunicaciones a terceros se limitarán a las finalidades informadas, los servicios solicitados y los supuestos permitidos por la ley.
7. Seguridad y conservación
La configuración del CRM incluye acceso autenticado, permisos por rol, comunicación HTTPS y copias de seguridad. El equipo debe mantener controles de acceso y confidencialidad acordes con la información tratada. Ningún sistema elimina completamente el riesgo de incidentes.
Los datos deberán conservarse mientras sean necesarios para la finalidad autorizada o exista una obligación legal o contractual que lo justifique. Luego corresponderá su eliminación o anonimización, teniendo en cuenta reclamos pendientes y registros cuya conservación sea obligatoria.
OTB no establece una fecha única de vencimiento para todos los contactos y conversaciones. Su conservación depende de que continúe siendo necesaria para la finalidad informada y autorizada, o de una obligación legal o contractual aplicable. No implica guardar todos los datos para siempre. Cuando deje de existir una razón válida para conservarlos, o proceda una solicitud de supresión, corresponderá eliminarlos o anonimizarlos. Las solicitudes de eliminación se tramitan por el equipo y se evalúan también respecto de las copias de seguridad.
8. Tus derechos y cómo ejercerlos
Puedes conocer, actualizar y corregir tus datos; acceder gratuitamente a ellos; pedir prueba de la autorización e información sobre su uso; solicitar su supresión o revocar la autorización cuando proceda. La eliminación puede estar limitada por obligaciones legales o contractuales.
El canal de contacto confirmado es gerencia@otbcali.com o una comunicación dirigida a Gerencia en la dirección registrada. Identifícate, indica qué solicitas y cómo recibir la respuesta. OTB deberá verificar tu identidad de forma proporcional, sin exigir siempre una copia del documento. Un representante deberá acreditar su legitimación.
Consultas: hasta 10 días hábiles desde su recepción, con extensión justificada de hasta 5 más. Reclamos: hasta 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción, con extensión justificada de hasta 8 más. OTB informará los motivos y la nueva fecha.
Un reclamo incompleto se requerirá dentro de los 5 días siguientes; tras 2 meses sin subsanación se entenderá desistido. Si corresponde a otro competente, se trasladará en 2 días hábiles. Recibido completo, se marcará “reclamo en trámite” en máximo 2 días hábiles. Podrás acudir a la SIC después de agotar este trámite.
9. Solicitar la eliminación de tus datos
Envía a gerencia@otbcali.com una solicitud con asunto “Privacidad - eliminación de datos”. Incluye tu nombre, el teléfono o correo con el que te relacionaste con OTB, los registros que deseas eliminar y un medio de respuesta. No envíes contraseñas ni información sensible adicional. El procedimiento deberá mantenerse operativo por el equipo responsable.
Tras verificar la identidad, OTB deberá revisar los registros relacionados en el CRM y los demás sistemas bajo su responsabilidad, gestionar las solicitudes que correspondan ante encargados y comunicar el resultado o las razones de una conservación obligatoria. La eliminación del CRM no elimina por sí sola los datos conservados por WhatsApp, otros proveedores o destinatarios ajenos a OTB.
Las copias de seguridad deben incluirse en el procedimiento de eliminación y restauración que OTB adopte, para evitar reincorporar datos suprimidos. Esta solicitud no implica borrado inmediato o automático; se tramita como reclamo según la sección anterior.
10. Datos sensibles y menores de edad
El asistente comercial no debe solicitar datos sensibles. Cuando un servicio haga necesario tratarlos, OTB deberá evaluar su necesidad, informar el carácter facultativo de responder y gestionar la autorización y garantías que correspondan.
Los datos de niñas, niños y adolescentes requieren protección especial, respeto de sus derechos e interés superior y participación del representante legal en los casos procedentes, teniendo en cuenta su opinión según su madurez. No se utilizarán sus datos para campañas sin una evaluación específica de las condiciones aplicables.
12. Vigencia y cambios
Versión 1.0, con entrada en vigencia el 6 de octubre de 2026 al publicarse. La política estará vigente hasta su modificación o sustitución. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades que justifican su tratamiento, sujetas a los criterios de conservación de la sección 7.
Los cambios sustanciales, especialmente de finalidades o identidad del responsable, deberán informarse oportunamente. Cuando una nueva finalidad requiera autorización, la actualización de esta página no la reemplazará.